仙台・宮城の中小企業診断士 / 経営コンサルタント　翠星企画株式会社　代表取締役　細野哲平ブログ

前回は「ちょっとした生産性向上術」ということで、文字通り”ちょっとしたこと”ですが、私が個人的に実践している生産性向上術をいくつかご紹介しました。
 
今回は、前回エントリーと関連する内容として、”生産性向上のための最適時間配分”ということで書いてみたいと思います。
 
 
本エントリーの内容を端的に書くと、”各時間ごとのパフォーマンスを極大化する”ということです。
 
誰もが平等に与えられた1日24時間という時間。
その中で何をしているかは、各個人さまざまかと思います。
 
ここで考えたいのは、24時間中の様々なタイミング、シチュエーションにおいて、果たして最適な行動をしているのかどうかということです。
 
 
たとえば、歩いて移動している時間があるとします。
この時間は基本的に書いたり、読んだり、パソコンを使ったりということはできません。
では、このタイミングでできることで最もパフォーマンスが上がることは何かということを考えます。
 
私であれば、語学学習などの音声教材を聴く、考え事をすることが多いです。
 
 
もう１つシチュエーションで例を挙げると、出張などで新幹線や飛行機などに乗る場合。
ここでパソコンを使った仕事をしている方も多いと思いますが、新幹線や飛行機は結構揺れるので、パソコンで細かい作業をするにはあまり向いていない空間な気がします。（人によっては乗り物酔いの原因にもなります）
また、隣に人が座っている場合、画面が見られてしまうのも気になりますね。
 
それから、飛行機の場合、離着陸時や機内食が出てくるタイミングは使えなかったりと、時間的にも制約があります。
 
ですので、私はなるべく新幹線や飛行機に乗る時は本を読む時間にするようにしています。
本であれば、すぐに出したりしまったりできますし、隣に人が座っても気にならないでしょう。
 
 
また別の例です。ネットのニュースなどを見ることが多い方もいると思いますが、オフィスで落ち着いて仕事ができる環境の時になんとなくネットニュースを見ているというのは、ちょっと時間の使い方がもったいない気がしませんか？
 
私はなるべく、昼食などをデスクで食べるタイミング、または電車待ちなど数分の隙間時間でスマホを使ってこまめにチェックするようにしています。
 
オフィスで集中して仕事ができる時間というのはとても貴重です。
その時間帯は、そこでしかできないことに集中すべきでしょう。
 
 
また、同じオフィスにいる時間だとしても、頭が働く時間とそうでない時間があるかと思います。たとえば私の場合、お昼の後はどうしても眠くなりがちです。
 
これがわかっているのであれば、たとえば頭を使うことは午前中に、頭を使わない単純作業はお昼の後に持ってくるように、仕事の配分をするのがいいですね。
 
 
このように、同じ24時間でも、そのタイミングやシチュエーションごとに、最適な行動というのは変わってきます。
個々人によって行動の内容は違うでしょうが、今回挙げてみた例を参考に、ご自身の24時間の行動の配分を考え直してみるのはいかがでしょう。
 

最近、あちこちで「生産性向上」というキーワードを目にします。
 
忙しい経営者の方々であれば、「自分自身の生産性も上げたい」と考えたことがあるのではないでしょうか。
 
今回は「ちょっとした生産性向上術」ということで、私が実際に実践しているものの中から”ちょっとした”ものでありながらそれなりに効果があると思うものをいくつかご紹介します。
 
１．隙間時間も常に何かやっておく
スマホがあるおかげで、駅での待ち時間などの隙間時間はだいぶ有効活用できるようになりました。私はＳＮＳやネットニュースのチェックはだいたいこの隙間時間を使って行うようにしています。
 
ただ、歩いている最中や車の運転中はスマホを見られないですよね。
そういったときは、音声で録音されている講義や教材を聴くようにしています。
個人的には語学教材がおすすめです。車の中などで他に人がいないのであれば、音声に併せてスピーキングの練習をする「シャドーイング」などもおすすめです。
ついでに、音声を聞くときは1.5倍～2倍で聴くようにするとなお効率的です。
本当かどうかはわかりませんが、音声を早く聴くようにすると頭の回転も速くなるそうです。本当だといいな。
 
また、歩いている最中は考え事もいいでしょう。ただし漠然と考えていても思考が堂々巡りするだけですので、「〇〇に着くまでに結論を出す！」とアウトプットを意識しながらやると効果的です。
 
 
２．文章を早く読めるようにする
いわゆる速読です。速読といっても、通常の何十倍も速く読めるようになる必要はありません。ちょっと意識して練習すれば、通常２～３倍程度で読めるようになります。
特に仕事がら、本を読むことが多い、書類を読むことが多いような方は、これだけで生産性が２～３倍になるのでお勧めです。
 
 
３．キーボードの入力を速くする
パソコンを使った文字入力が多い仕事をしている方は、キーボードの入力速度向上は必須です。
ブラインドタッチは当たり前、その上で入力速度を高められるよう訓練しましょう。
速ければ速いほど生産性も上がります。
ただ、高速入力をしようとするあまり、キーボードの打ち込み音が大きくなってしまうと周囲の人に迷惑がられてしまうのでご注意ください。
 
 
４．コピペの積極活用
いくらキーボードからの入力が早くなったとしても、資料やメール、報告書を作る際、毎回一から作成するのは大変です。
こういう時、いかに「あのとき作ったアレから持ってこられるな」と過去の蓄積から引っ張ってこられるかで生産性は大きく変わってきます。
ただ、持ってくる元を探すのに時間がかかるようでしたら、それは本末転倒です。
 
また、コピペする時に注意が必要なのは、コピペ元から変えなくてはいけない部分をうっかりそのままにしてしまうことです。例えばメールでの宛先とか。これはやりがちですね。
場合によってはトラブルに発展するような場合もあるので、くれぐれもチェックだけはしっかりするようにしてください。
 
 
５．歩くスピードを速くする
普段、歩くことが多い方は、歩くスピードを速めるよう意識するといいでしょう。
１日１時間歩く人なら、1.5倍のスピードで歩けば1日20分の節約になります。
 
たった20分と思うなかれ。365日だと7,300分、121.7時間、5日分に相当します。
ゴールデンウィークの休暇分くらいにはなります。
また、速く歩くと身体も鍛えられるらしいので一石二鳥ですね。
 
そういえば、昔、人から「速くご飯を食べること」と「速くしゃべること」も勧められましたが、「速飯」は体に悪そうだし、「速く喋る」のは場合によっては聞き手に対して失礼かなと思うので、時と場合を選んだ方がよいと思っています。
 
 
以上、ちょっとしたことではありますが、少しでも時間を作りたい！という皆さんの参考になれば幸いです。

今日は面倒くさがりの私でもできる時間管理術をご紹介します。
 
経営者ならずとも、社会人であれば時間管理は必須です。
「人との約束を忘れてしまった」、「仕事が締め切りに間に合わなかった」といったことが度々あると、社会人としての評価が下がります。経営者であれば、下手をするとビジネスに致命的なダメージが生じる可能性もあります。
 
また、「やることが多すぎで何から手を付ければいいか自分でもわからない」という方もいらっしゃるかもしれません。
 
 
ただ、時間管理と聞くと、なんとなく面倒くさそうなイメージが浮かびませんか？
付箋を付けたり、ノートや手帳にスケジュールを書いたり・・・
 
 
そこで、面倒くさがり屋を自認している私でもできる方法をご紹介したいと思います。
 
まず、スケジュールとタスク管理はGoogleカレンダーにすべて集約します。
スマートフォンでも「ジョルテ」というGoogleカレンダーに連動する無料アプリを使っているので、外出先でもスケジュールの確認および編集が可能です。
 
たとえば顧客との打ち合わせ後、次の日程を決める際には、スマホのアプリでスケジュールを確認しながらスケジュールを調整し、決定した日程はその場でスマホのアプリで登録してしまいます。
 
朝起きたら、まずはスマホアプリで今日の予定を一通り確認します。
そのうえで必要な持ち物なども準備してしまいます。場合によっては前日夜にやってもよいですね。そういえば小学生のころは「明日の準備は前の日の晩にやりましょう」と言われていました。
 
個々の作業（例：報告書作成、資料準備など）についてはGoogleカレンダーの「終日タスク」として登録します。
とりあえず少しでも当日手を付けるならば、その日に設定してタスクを作ります。
もしその日に終わらなかったら翌日または次に手を付けられそうな日に繰り延べます。
 
少しボリュームが大きいような作業の場合、タスクの詳細内容を書く欄があるので、そこで細分化したタスクを書くようにします。
 
ただ、プロジェクトのように、もはや作業とはいえない大きなタスクの場合は、別にプロジェクト管理ツールを使うなどした方がいいでしょう。その場合でもタスクとしてはGoogleカレンダーに登録しておき、内容欄には「詳細は別途管理」と書いておきます。
わざわざこうしてタスクを作ることで、別途管理しているプロジェクト管理ツールを閲覧するという行動を忘れないようにしています。
 
また、逆にどんなに小さな作業でも忘れて困ることがあるならばGoogleカレンダーに書くようにしています。例えば「ATMでお金を引き出す」、「薬をカバンに入れる」、「牛乳を買って帰る」などです。
「記憶には頼らず、記録に頼る」ということです。
 
 
スケジュールが切羽詰まっていない状況であればこれだけでもいいのですが、仕事が多い時期で、スケジュールがタイトな場合は、あらかじめ作業時間もスケジュールに入れるようにします。
 
たとえば「〇〇の報告書作成を9時から10時でやる」といった感じです。
 
これをやることで、残っているタスクを本当に処理しきれるのかを確認することができます。
 
漠然とやることが多いと不安を感じてかえって何もできなくなってしまいがちですが、こうして見える化すると、その瞬間は目の前に集中できるのですっきりします。
 
 
以上、簡単ではありますが、私なりの時間管理術をご紹介しました。
私は自覚している限り、約束を忘れたり、時間に遅れたりするようなことはほとんど無いです。かといって複雑な管理をしているわけではなく、やっていることはいたってシンプルです。
 
時間管理に悩まれている方の参考になれば幸いです。
 
 
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講師の平野さんは多忙な経営者のはずですが、「原則残業なし！18時帰宅！土日もほぼ休み！」を実現されているといいます。
 
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「いつも忙しくて時間がない」という方にこそ、是非参加していただきたいです。
 
また、どうしても時間があわずセミナーには参加できないという方は、講師の平野さんが最近出版した「仕事を高速化する「時間割」の作り方」を読んでみることをお勧めします。