仙台・宮城の中小企業診断士 / 経営コンサルタント 翠星企画株式会社 代表取締役 細野哲平ブログ

東北地方の中小企業経営者が会社を経営していくうえで
役立つであろう内容を中心にお届けしていきます。

生産性向上につながる無料クラウドツールのご紹介 3/3

2018年6月26日
無料で使えるクラウドツールのご紹介、第三弾です。
前回はチャットワーク、Googleハングアウト、DropBoxをご紹介しました。
 
今回はEvernote、Firestrage、Eightをご紹介します。
 
ちなみにクラウドツールとは、スマートフォンやパソコン上でインターネットと接続して動作するソフトウェアのことで、「いつでも」、「だれでも」、「手軽に」使えることが特徴です。
 
 
1.Evernote
テキスト、Webサイト、新聞、雑誌など様々な媒体から、情報、メモ、アイデアを1つのノートとして保管するツールです。
 
イメージとしては、新聞記事の切り抜きをする感覚で、気になる記事を保存し、あとから検索して必要な情報を取り出すような利用方法です。
OCR機能があるので、新聞等の紙媒体を画像で保存しても、テキスト化されるため、文字として検索できます。(ただし、PDFやオフィス系ファイルのテキスト化は有料プランに登録する必要あり)
 
整理して保管するというよりは、ひとまずどんどん気になった情報を保存して、後から検索するような使い方に適しています。
 
Evernoteの導入はこちらから
 
 
2.Firestrage
大容量のファイルを送りたい時のファイル転送サービスです。
このツールを使うと、メール添付だと送れないような、大きなファイルを簡単に送ることができます。
 
送りたいファイルをアップロードするとダウンロード用URLが発行されるので、そのURLを送り先の相手にメール等で伝えるだけです。
送り先はFirestrageのサービスに登録している必要はありません。
 
ダウンロード時にパスワードを要求するようにもできるので、機密性が高いファイルでも安心して送ることができます。
 
Firestrageの導入はこちらから
 
 
3.Eight
スマホカメラで撮影するだけで名刺情報を管理できるツールです。
名刺の情報を画像+テキストでサーバー上に保存するので、外出先でも必要な名刺情報をすぐ調べることができます。
 
名刺管理ツールは色々ありますが、Eightの特徴はデータ入力を画像認識に加えて人力で行っているという点です。
画像認識だけだと、どうしても誤認識があり、一部のデータが誤りがある状態で登録されてしまいますが、人の目での確認、入力を経ることで、この確率がかなり減ります。
 
最初の導入時に、名刺の枚数が多いとスマホカメラ撮影での入力はしんどいですが、名刺を預けてまとめてデータ入力してくれるサービスもあるので、枚数が多くて大変という方はそういったサービスを利用するのもよいでしょう。
 
なお、会社内などで複数人で名刺情報を共有したい場合は、同じ会社のツールでSansanというものもあります。
 
Eightの導入はこちらから
 
 
クラウドツールのご紹介はいったん今回で終了となります。
1つでも興味を持っていただけたツールがあれば幸いです。
 
こういったツールは導入まではおっくうでなかなか踏み切れないものですが、いったん導入してしまえば、その便利さに手放せなくなるかもしれませんよ。
 
またよさげなツールがありましたら別な機会にご紹介したいと思います。
 
★★★
6月5日付けで、 東北工業大学 地域ICT利活用コーディネート業務のコーディネーターに就任いたしました。
 
東北工業大学 地域ICT利活用コーディネート業務のご紹介
https://www.ict-sodan.tohtech.ac.jp/
 
これにより、宮城県内の中小企業、個人事業主の方のIT利活用に関する相談を気軽に受けることができるようになりました。
ITにちょっとでも関係していれば、基本的にはどんなご相談でもお受けします。メールや電話でも大丈夫です。
 
今回ご紹介したようなクラウドツールの活用方法についてはもちろん、「パソコンがネットに繋がらない」、「スマホアプリの設定がうまくできない」といった初歩の初歩から、「ITを活用して業務を効率化したい」、「ITを活用して売上向上に繋げたい」といった経営課題に関するものまで幅広くご相談承ります。
 
ご相談は問い合わせフォームからどうぞ。

生産性向上につながる無料クラウドツールのご紹介 2/3

2018年6月21日
無料で使えるクラウドツールのご紹介、第二弾です。
前回はGmail、Googleカレンダー、Skypeをご紹介しました。
 
今回はチャットワーク、Googleハングアウト、DropBoxをご紹介します。
 
ちなみにクラウドツールとは、スマートフォンやパソコン上でインターネットと接続して動作するソフトウェアのことで、「いつでも」、「だれでも」、「手軽に」使えることが特徴です。
 
 
1.チャットワーク
ビジネス用途が中心のコミュニケーションツールです。
その名の通り、チャットでのコミュニケーションをベースとしていますが、ビデオ通話、音声通話、画面共有ができるので、インターネット上のミーティングを行うこともできます。
個人的にコンセプトとして感じるのは、従来のメールでのコミュニケーションの置き換えです。
メールでは必要な定型文「お世話になっております。」などが不要なのでスピーディーなコミュニケーションができる点、大容量のファイルでもストレスなくやり取りできる点、送信したメッセージの修正・削除ができるので、誤送信時の対応も容易な点など、メールでのコミュニケーションでの課題が解決されています。
 
相手にも使ってもらう必要があるので、最初の導入は若干ハードルがありますが、一度使いはじめれば便利さを実感できると思います。
私も社内やいくつかのクライアント様とのコミュニケーションで使っております。
 
チャットワークの導入はこちらから
 
 
2.Googleハングアウト
無料で最大10人までのグループでビデオ通話ができます。
メジャーなツールの中では無料での複数人ビデオ通話ができるのはハングアウトのみではないでしょうか。
Google系ツールということで、やはりGoogle系ツールとの連携が強いです。
Googleドライブと連携した画面共有やファイル共有、チャット履歴はgmailに保存、グーグルカレンダーと連携してカレンダー上の予定と会議情報の紐づけなどなど。
Google系ツールをよく使う方であれば特におすすめです。
 
Googleハングアウトの導入はこちらから
 
3.DropBox
クラウド上にファイルを格納、共有できるストレージサービスです。
それぞれの端末でファイル共有できるので、個人の複数パソコン、または複数メンバー間でのファイル編集作業が容易になります。
 
仕事場のパソコンと自宅のパソコンの2台ある方などは、これまではUSBメモリなどでファイルを持ち歩いていた方もいらっしゃるかもしれませんが、Dropboxに保存しておけば自動的に同期がとれるのでとても楽になります。
 
また、ファイルの更新履歴を保存しているので、うっかりファイルを削除してしまった、古いファイルで上書きしてしまったというときに戻すことができるのもありがたいです。
DropBoxの導入はこちらから
 
 
今回は以上となります。
次回はEvernote、Firestrage、Eightをご紹介予定です。
 
★★★
6月5日付けで、 東北工業大学 地域ICT利活用コーディネート業務のコーディネーターに就任いたしました。
 
東北工業大学 地域ICT利活用コーディネート業務のご紹介
https://www.ict-sodan.tohtech.ac.jp/
 
これにより、宮城県内の中小企業、個人事業主の方のIT利活用に関する相談を気軽に受けることができるようになりました。
ITにちょっとでも関係していれば、基本的にはどんなご相談でもお受けします。メールや電話でも大丈夫です。
 
今回ご紹介したようなクラウドツールの活用方法についてはもちろん、「パソコンがネットに繋がらない」、「スマホアプリの設定がうまくできない」といった初歩の初歩から、「ITを活用して業務を効率化したい」、「ITを活用して売上向上に繋げたい」といった経営課題に関するものまで幅広くご相談承ります。
 
ご相談は問い合わせフォームからどうぞ。

生産性向上につながる無料クラウドツールのご紹介 1/3

2018年6月13日
先日、宮城県よろず支援拠点で「知らなきゃ損!みんなで共有できるペーパーレスの情報管理ツール」というタイトルでミニセミナーを行いました。
 
無料で使えるクラウドツールを色々ご紹介したのですが、意外とご存じなかったり、聞いたことはあるけど使ったことはなかったという方が多かったので、改めて本ブログでもご紹介したいと思います。
 
ちなみにクラウドツールとは、スマートフォンやパソコン上でインターネットと接続して動作するソフトウェアのことで、「いつでも」、「だれでも」、「手軽に」使えることが特徴です。
 
本シリーズでは全部で9つのツールを紹介しますので、3回に分けて3つずつご紹介します。
 
1.Gmail
場所とデバイスを選ばず、どこでもメール送受信できるツールです。
職場、自宅、スマートフォンでそれぞれ別のメールアドレスがあるという方は多いと思いますが、それぞれ決まった端末からしか送受信できないというのは不便ではないですか?
Gmailを使えば、全てのメールアドレスのメールをGmailに集約し、メールの送受信はGmailだけで行うようにできます。
そうすると、どこにいても、いつでもメールの送受信ができるので、メールのレスポンス速度が上がります。そうすると自身の業務が効率化するだけでなく、相手にも喜ばれて顧客満足度向上なども期待できますね。
 
Gmailの導入はこちらから
 
 
2.Googleカレンダー
PCでもスマホでも閲覧・編集できるスケジュール管理ツールです。
スケジュールを何で管理するかというのは人それぞれかと思いますが、「手帳を置いてきてしまったので予定がわからない」、「予定を色々なものに書いているので全て確認する必要がある」などでお困りの方もいらっしゃるかと思います。
 
Googleカレンダーを使えば、いつでも、どこでも予定の閲覧、編集ができるので、スケジュール管理はこれ1本でOKですし、ほぼいつも持ち歩いているスマホにスケジュールが集約されているので、予定が確認できなくて困るという場面もかなり減るでしょう。
 
また、同僚やプロジェクトチームなど複数のメンバー間でスケジュール情報を共有すれば、全共有メンバーの予定を見える化することができます。
Googleのツールらしく、検索機能も付いているので、「あの予定っていつだっけ?」という時もすぐに探せるのも便利です。
 
Googleカレンダーの導入はこちらから
 
3.Skype
PC/スマホの両方で使える無料インターネット電話です。
今はLINEの出現で無料通話自体の価値は減ってしまいましたが、ビジネス等でLINEの交換には抵抗がある場合、LINEが使われていない海外の取引先などとのコミュニケーションには今でも活用機会があります。
ビデオ通話や、テキストチャット機能もついています。
また、これは有料にはなりますが、通常の固定電話や携帯電話への発信もできます。特に国際電話については通常よりかなり安いので、場合によっては利用価値があるかと思います。
 
Skypeの導入はこちらから
 
 
今回は以上となります。
次回はチャットワーク、Googleハングアウト、DropBoxをご紹介予定です。
 
★★★
6月5日付けで、 東北工業大学 地域ICT利活用コーディネート業務のコーディネーターに就任いたしました。
 
東北工業大学 地域ICT利活用コーディネート業務のご紹介
https://www.ict-sodan.tohtech.ac.jp/
 
これにより、宮城県内の中小企業、個人事業主の方のIT利活用に関する相談を気軽に受けることができるようになりました。
ITにちょっとでも関係していれば、基本的にはどんなご相談でもお受けします。メールや電話でも大丈夫です。
 
今回ご紹介したようなクラウドツールの活用方法についてはもちろん、「パソコンがネットに繋がらない」、「スマホアプリの設定がうまくできない」といった初歩の初歩から、「ITを活用して業務を効率化したい」、「ITを活用して売上向上に繋げたい」といった経営課題に関するものまで幅広くご相談承ります。
 
ご相談は問い合わせフォームからどうぞ。