仙台・宮城の中小企業診断士 / 経営コンサルタント 翠星企画株式会社 代表取締役 細野哲平ブログ

東北地方の中小企業経営者が会社を経営していくうえで
役立つであろう内容を中心にお届けしていきます。

生産性向上につながる無料クラウドツールのご紹介 3/3

2018年6月26日
無料で使えるクラウドツールのご紹介、第三弾です。
前回はチャットワーク、Googleハングアウト、DropBoxをご紹介しました。
 
今回はEvernote、Firestrage、Eightをご紹介します。
 
ちなみにクラウドツールとは、スマートフォンやパソコン上でインターネットと接続して動作するソフトウェアのことで、「いつでも」、「だれでも」、「手軽に」使えることが特徴です。
 
 
1.Evernote
テキスト、Webサイト、新聞、雑誌など様々な媒体から、情報、メモ、アイデアを1つのノートとして保管するツールです。
 
イメージとしては、新聞記事の切り抜きをする感覚で、気になる記事を保存し、あとから検索して必要な情報を取り出すような利用方法です。
OCR機能があるので、新聞等の紙媒体を画像で保存しても、テキスト化されるため、文字として検索できます。(ただし、PDFやオフィス系ファイルのテキスト化は有料プランに登録する必要あり)
 
整理して保管するというよりは、ひとまずどんどん気になった情報を保存して、後から検索するような使い方に適しています。
 
Evernoteの導入はこちらから
 
 
2.Firestrage
大容量のファイルを送りたい時のファイル転送サービスです。
このツールを使うと、メール添付だと送れないような、大きなファイルを簡単に送ることができます。
 
送りたいファイルをアップロードするとダウンロード用URLが発行されるので、そのURLを送り先の相手にメール等で伝えるだけです。
送り先はFirestrageのサービスに登録している必要はありません。
 
ダウンロード時にパスワードを要求するようにもできるので、機密性が高いファイルでも安心して送ることができます。
 
Firestrageの導入はこちらから
 
 
3.Eight
スマホカメラで撮影するだけで名刺情報を管理できるツールです。
名刺の情報を画像+テキストでサーバー上に保存するので、外出先でも必要な名刺情報をすぐ調べることができます。
 
名刺管理ツールは色々ありますが、Eightの特徴はデータ入力を画像認識に加えて人力で行っているという点です。
画像認識だけだと、どうしても誤認識があり、一部のデータが誤りがある状態で登録されてしまいますが、人の目での確認、入力を経ることで、この確率がかなり減ります。
 
最初の導入時に、名刺の枚数が多いとスマホカメラ撮影での入力はしんどいですが、名刺を預けてまとめてデータ入力してくれるサービスもあるので、枚数が多くて大変という方はそういったサービスを利用するのもよいでしょう。
 
なお、会社内などで複数人で名刺情報を共有したい場合は、同じ会社のツールでSansanというものもあります。
 
Eightの導入はこちらから
 
 
クラウドツールのご紹介はいったん今回で終了となります。
1つでも興味を持っていただけたツールがあれば幸いです。
 
こういったツールは導入まではおっくうでなかなか踏み切れないものですが、いったん導入してしまえば、その便利さに手放せなくなるかもしれませんよ。
 
またよさげなツールがありましたら別な機会にご紹介したいと思います。
 
★★★
6月5日付けで、 東北工業大学 地域ICT利活用コーディネート業務のコーディネーターに就任いたしました。
 
東北工業大学 地域ICT利活用コーディネート業務のご紹介
https://www.ict-sodan.tohtech.ac.jp/
 
これにより、宮城県内の中小企業、個人事業主の方のIT利活用に関する相談を気軽に受けることができるようになりました。
ITにちょっとでも関係していれば、基本的にはどんなご相談でもお受けします。メールや電話でも大丈夫です。
 
今回ご紹介したようなクラウドツールの活用方法についてはもちろん、「パソコンがネットに繋がらない」、「スマホアプリの設定がうまくできない」といった初歩の初歩から、「ITを活用して業務を効率化したい」、「ITを活用して売上向上に繋げたい」といった経営課題に関するものまで幅広くご相談承ります。
 
ご相談は問い合わせフォームからどうぞ。