仙台・宮城の中小企業診断士 / 経営コンサルタント　翠星企画株式会社　代表取締役　細野哲平ブログ

最近、あちこちで「生産性向上」というキーワードを目にします。
 
忙しい経営者の方々であれば、「自分自身の生産性も上げたい」と考えたことがあるのではないでしょうか。
 
今回は「ちょっとした生産性向上術」ということで、私が実際に実践しているものの中から”ちょっとした”ものでありながらそれなりに効果があると思うものをいくつかご紹介します。
 
１．隙間時間も常に何かやっておく
スマホがあるおかげで、駅での待ち時間などの隙間時間はだいぶ有効活用できるようになりました。私はＳＮＳやネットニュースのチェックはだいたいこの隙間時間を使って行うようにしています。
 
ただ、歩いている最中や車の運転中はスマホを見られないですよね。
そういったときは、音声で録音されている講義や教材を聴くようにしています。
個人的には語学教材がおすすめです。車の中などで他に人がいないのであれば、音声に併せてスピーキングの練習をする「シャドーイング」などもおすすめです。
ついでに、音声を聞くときは1.5倍～2倍で聴くようにするとなお効率的です。
本当かどうかはわかりませんが、音声を早く聴くようにすると頭の回転も速くなるそうです。本当だといいな。
 
また、歩いている最中は考え事もいいでしょう。ただし漠然と考えていても思考が堂々巡りするだけですので、「〇〇に着くまでに結論を出す！」とアウトプットを意識しながらやると効果的です。
 
 
２．文章を早く読めるようにする
いわゆる速読です。速読といっても、通常の何十倍も速く読めるようになる必要はありません。ちょっと意識して練習すれば、通常２～３倍程度で読めるようになります。
特に仕事がら、本を読むことが多い、書類を読むことが多いような方は、これだけで生産性が２～３倍になるのでお勧めです。
 
 
３．キーボードの入力を速くする
パソコンを使った文字入力が多い仕事をしている方は、キーボードの入力速度向上は必須です。
ブラインドタッチは当たり前、その上で入力速度を高められるよう訓練しましょう。
速ければ速いほど生産性も上がります。
ただ、高速入力をしようとするあまり、キーボードの打ち込み音が大きくなってしまうと周囲の人に迷惑がられてしまうのでご注意ください。
 
 
４．コピペの積極活用
いくらキーボードからの入力が早くなったとしても、資料やメール、報告書を作る際、毎回一から作成するのは大変です。
こういう時、いかに「あのとき作ったアレから持ってこられるな」と過去の蓄積から引っ張ってこられるかで生産性は大きく変わってきます。
ただ、持ってくる元を探すのに時間がかかるようでしたら、それは本末転倒です。
 
また、コピペする時に注意が必要なのは、コピペ元から変えなくてはいけない部分をうっかりそのままにしてしまうことです。例えばメールでの宛先とか。これはやりがちですね。
場合によってはトラブルに発展するような場合もあるので、くれぐれもチェックだけはしっかりするようにしてください。
 
 
５．歩くスピードを速くする
普段、歩くことが多い方は、歩くスピードを速めるよう意識するといいでしょう。
１日１時間歩く人なら、1.5倍のスピードで歩けば1日20分の節約になります。
 
たった20分と思うなかれ。365日だと7,300分、121.7時間、5日分に相当します。
ゴールデンウィークの休暇分くらいにはなります。
また、速く歩くと身体も鍛えられるらしいので一石二鳥ですね。
 
そういえば、昔、人から「速くご飯を食べること」と「速くしゃべること」も勧められましたが、「速飯」は体に悪そうだし、「速く喋る」のは場合によっては聞き手に対して失礼かなと思うので、時と場合を選んだ方がよいと思っています。
 
 
以上、ちょっとしたことではありますが、少しでも時間を作りたい！という皆さんの参考になれば幸いです。

今日は面倒くさがりの私でもできる時間管理術をご紹介します。
 
経営者ならずとも、社会人であれば時間管理は必須です。
「人との約束を忘れてしまった」、「仕事が締め切りに間に合わなかった」といったことが度々あると、社会人としての評価が下がります。経営者であれば、下手をするとビジネスに致命的なダメージが生じる可能性もあります。
 
また、「やることが多すぎで何から手を付ければいいか自分でもわからない」という方もいらっしゃるかもしれません。
 
 
ただ、時間管理と聞くと、なんとなく面倒くさそうなイメージが浮かびませんか？
付箋を付けたり、ノートや手帳にスケジュールを書いたり・・・
 
 
そこで、面倒くさがり屋を自認している私でもできる方法をご紹介したいと思います。
 
まず、スケジュールとタスク管理はGoogleカレンダーにすべて集約します。
スマートフォンでも「ジョルテ」というGoogleカレンダーに連動する無料アプリを使っているので、外出先でもスケジュールの確認および編集が可能です。
 
たとえば顧客との打ち合わせ後、次の日程を決める際には、スマホのアプリでスケジュールを確認しながらスケジュールを調整し、決定した日程はその場でスマホのアプリで登録してしまいます。
 
朝起きたら、まずはスマホアプリで今日の予定を一通り確認します。
そのうえで必要な持ち物なども準備してしまいます。場合によっては前日夜にやってもよいですね。そういえば小学生のころは「明日の準備は前の日の晩にやりましょう」と言われていました。
 
個々の作業（例：報告書作成、資料準備など）についてはGoogleカレンダーの「終日タスク」として登録します。
とりあえず少しでも当日手を付けるならば、その日に設定してタスクを作ります。
もしその日に終わらなかったら翌日または次に手を付けられそうな日に繰り延べます。
 
少しボリュームが大きいような作業の場合、タスクの詳細内容を書く欄があるので、そこで細分化したタスクを書くようにします。
 
ただ、プロジェクトのように、もはや作業とはいえない大きなタスクの場合は、別にプロジェクト管理ツールを使うなどした方がいいでしょう。その場合でもタスクとしてはGoogleカレンダーに登録しておき、内容欄には「詳細は別途管理」と書いておきます。
わざわざこうしてタスクを作ることで、別途管理しているプロジェクト管理ツールを閲覧するという行動を忘れないようにしています。
 
また、逆にどんなに小さな作業でも忘れて困ることがあるならばGoogleカレンダーに書くようにしています。例えば「ATMでお金を引き出す」、「薬をカバンに入れる」、「牛乳を買って帰る」などです。
「記憶には頼らず、記録に頼る」ということです。
 
 
スケジュールが切羽詰まっていない状況であればこれだけでもいいのですが、仕事が多い時期で、スケジュールがタイトな場合は、あらかじめ作業時間もスケジュールに入れるようにします。
 
たとえば「〇〇の報告書作成を9時から10時でやる」といった感じです。
 
これをやることで、残っているタスクを本当に処理しきれるのかを確認することができます。
 
漠然とやることが多いと不安を感じてかえって何もできなくなってしまいがちですが、こうして見える化すると、その瞬間は目の前に集中できるのですっきりします。
 
 
以上、簡単ではありますが、私なりの時間管理術をご紹介しました。
私は自覚している限り、約束を忘れたり、時間に遅れたりするようなことはほとんど無いです。かといって複雑な管理をしているわけではなく、やっていることはいたってシンプルです。
 
時間管理に悩まれている方の参考になれば幸いです。
 
 
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仙台で2/3（土）に「時間術大公開セミナー」が渡辺進也先生主催の「プレミアムアフタヌーンカフェ」で行われます。
講師の平野さんは多忙な経営者のはずですが、「原則残業なし！18時帰宅！土日もほぼ休み！」を実現されているといいます。
 
詳細＆お申込みはこちら↓↓↓
第30回プレミアムアフタヌーンカフェ「時間術大公開セミナーin仙台」
 
「いつも忙しくて時間がない」という方にこそ、是非参加していただきたいです。
 
また、どうしても時間があわずセミナーには参加できないという方は、講師の平野さんが最近出版した「仕事を高速化する「時間割」の作り方」を読んでみることをお勧めします。
 

なにか１つのことを成し遂げようとするならば、基本的には長期で持続的な取り組みが求められると思います。
 
２～３か月程度ならば、強い意志と勢いでやり抜くことができるかもしれませんが、年単位になってくるとそれだけでは難しい。
 
やはり、続けるには何か仕組みが必要だと思います。
 
 
仕組みの１つとして、私が時々使っているのは、他人からの目をプレッシャーにするということです。
 
人間、やはり他人からどう見られているのかというのは、大なり小なり気になるもので、他人に対して「自分はこれを目指していて、そのためにこれを続ける」ということを”勝手に”宣言することで、自分自身にプレッシャーをかけます。
 
実際のところ、他人はそんなに自分に対して関心はないと思いますが、そうはいっても途中で諦めてしまったら、「あー、あれもう止めたんだ。諦めちゃったんだね」と思われる可能性あります。
 
それって正直、カッコ悪いですよね。
その「カッコ悪いと思われたくない」という感情を逆に利用して、取り組みの継続につなげるのです。
 
やり方は色々あると思いますが、今日ご紹介するのは私が中小企業診断士試験に向けて勉強していた頃にやっていた取り組み方法です。
 
 
やり方はシンプルです。まず１つブログを作ります。（手軽に作れるアメブロなどの無料ブログがよいでしょう）
 
そこでその日取り組んだことを淡々とブログ記事として投稿し続けるのです。
多少の所感などを入れてもよいでしょう。
ただ、取り組み内容の他人への公開が目的なので、あまりブログ投稿に時間をかけすぎないようにしましょう。
 
基本的にはそれだけです。
Facebook等やっている方であれば、投稿記事をシェアするのもよいでしょう。
これを毎日やると相当ストイックに見られます。（ただ、あまりにも頻度が高いと鬱陶しいと思われることもあるので注意）
 
ブログのいいところは記事として蓄積するので、後の振り返りに使えるというところです。「俺、もう〇年も頑張っているんだ！」というのは己のモチベーションアップにもなるでしょう。
 
Facebook等のSNSでやってもいいのですが、記録としてまとまりづらいので、後の振り返りとしては使いづらくなります。
 
 
私がやっていた実際のブログは以下です。
「中小企業診断士　登録に至るまでの戦いの記録」
あまり体裁を考えずに書いていたので、だいぶ生々しいです。
このリアリティさが伝わると幸いです（笑）