仙台・宮城の中小企業診断士 / 経営コンサルタント 翠星企画株式会社 代表取締役 細野哲平ブログ

東北地方の中小企業経営者が会社を経営していくうえで
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面倒くさがりな人でもできる時間管理術

2018年1月28日
今日は面倒くさがりの私でもできる時間管理術をご紹介します。
 
経営者ならずとも、社会人であれば時間管理は必須です。
「人との約束を忘れてしまった」、「仕事が締め切りに間に合わなかった」といったことが度々あると、社会人としての評価が下がります。経営者であれば、下手をするとビジネスに致命的なダメージが生じる可能性もあります。
 
また、「やることが多すぎで何から手を付ければいいか自分でもわからない」という方もいらっしゃるかもしれません。
 
 
ただ、時間管理と聞くと、なんとなく面倒くさそうなイメージが浮かびませんか?
付箋を付けたり、ノートや手帳にスケジュールを書いたり・・・
 
 
そこで、面倒くさがり屋を自認している私でもできる方法をご紹介したいと思います。
 
まず、スケジュールとタスク管理はGoogleカレンダーにすべて集約します。
スマートフォンでも「ジョルテ」というGoogleカレンダーに連動する無料アプリを使っているので、外出先でもスケジュールの確認および編集が可能です。
 
たとえば顧客との打ち合わせ後、次の日程を決める際には、スマホのアプリでスケジュールを確認しながらスケジュールを調整し、決定した日程はその場でスマホのアプリで登録してしまいます。
 
朝起きたら、まずはスマホアプリで今日の予定を一通り確認します。
そのうえで必要な持ち物なども準備してしまいます。場合によっては前日夜にやってもよいですね。そういえば小学生のころは「明日の準備は前の日の晩にやりましょう」と言われていました。
 
個々の作業(例:報告書作成、資料準備など)についてはGoogleカレンダーの「終日タスク」として登録します。
とりあえず少しでも当日手を付けるならば、その日に設定してタスクを作ります。
もしその日に終わらなかったら翌日または次に手を付けられそうな日に繰り延べます。
 
少しボリュームが大きいような作業の場合、タスクの詳細内容を書く欄があるので、そこで細分化したタスクを書くようにします。
 
ただ、プロジェクトのように、もはや作業とはいえない大きなタスクの場合は、別にプロジェクト管理ツールを使うなどした方がいいでしょう。その場合でもタスクとしてはGoogleカレンダーに登録しておき、内容欄には「詳細は別途管理」と書いておきます。
わざわざこうしてタスクを作ることで、別途管理しているプロジェクト管理ツールを閲覧するという行動を忘れないようにしています。
 
また、逆にどんなに小さな作業でも忘れて困ることがあるならばGoogleカレンダーに書くようにしています。例えば「ATMでお金を引き出す」、「薬をカバンに入れる」、「牛乳を買って帰る」などです。
「記憶には頼らず、記録に頼る」ということです。
 
 
スケジュールが切羽詰まっていない状況であればこれだけでもいいのですが、仕事が多い時期で、スケジュールがタイトな場合は、あらかじめ作業時間もスケジュールに入れるようにします。
 
たとえば「〇〇の報告書作成を9時から10時でやる」といった感じです。
 
これをやることで、残っているタスクを本当に処理しきれるのかを確認することができます。
 
漠然とやることが多いと不安を感じてかえって何もできなくなってしまいがちですが、こうして見える化すると、その瞬間は目の前に集中できるのですっきりします。
 
 
以上、簡単ではありますが、私なりの時間管理術をご紹介しました。
私は自覚している限り、約束を忘れたり、時間に遅れたりするようなことはほとんど無いです。かといって複雑な管理をしているわけではなく、やっていることはいたってシンプルです。
 
時間管理に悩まれている方の参考になれば幸いです。
 
 
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